Schlechte Kommunikation kann Ihr Geschäft ruinieren

Sobald ich als Lehrerin, verantwortlich für die Erstellung von Lehrmaterial, Drehbücher für Lernspiele, Schulungen, u. a., in einem Technologieunternehmen anfing, bekam ich diverse “schwerwiegende” Anfragen in mein Postfach. Projektanfragen von großen Institutionen, viele davon Millionenschwer aufgrund ihrer Wichtigkeit und Komplexität. 

Sehr häufig kamen Anfragen sehr undeutlich beim Team an, vermutlich aufgrund der engen Fristen (vereinbart von jemandem, der nicht richtig kalkuliert hat und den Kunden beeindrucken wollte). E-Mails ohne vernünftige Anrede, kopiert und weitergeleitet ohne kompletten Inhalt, ohne Unterlagen oder vernünftig definierten Zielen. Und das passte mir nicht, überhaupt nicht. 

Ich erinnere mich, dass ich einige Tage nachdem ich angefangen hatte, ein Projekt übernahm, das mich dazu brachte auf der Toilette zu weinen. Neu im Team, am Ende eines Tages, kam solch eine E-Mail ohne Anrede oder Signatur über ein riesen Projekt, das ich übernehmen sollte. Alles schlecht erklärt und dazu eine Deadline, die unmöglich einzuhalten war. Was wurde mir an diesem Tag gesagt? “Fangen Sie gleich heute an! Bleiben Sie, bis die Firma schließt, wir haben keine Zeit zu verlieren”. Dabei wusste ich überhaupt nicht, was ich machen sollte. Niemand hatte mit mir persönlich gesprochen, noch bekam ich eine vernünftige E-Mail, die das Projekt erklärte, was mein Part darin war, welche Ziele es gab, ob das Material digital oder auf Papier gebraucht würde etc. .

Das Problem beschränkte sich nicht nur auf die E-Mail, sondern die Kommunikation im Unternehmen allgemein. Projektleiter oder Direktoren, die angehalten waren Projekte abzuschließen, versprachen alles ohne vorher mit Fachkräften oder dem Entwicklungsteam zu sprechen, um festzustellen, ob man genug Ressourcen hat, um die Deadline einzuhalten. Dieses Verhalten wirkte sich auf alle anderen aus, weil zu irgendeinem Zeitpunkt etwas schief laufen musste und das Projekt in Gefahr war. Und es passierte. 

Mitarbeiter waren demotiviert, da sie wussten, dass sie ihre Arbeit aufgrund fehlender Informationen bereits am Anfang des Projekts mehrfach würden überarbeiten müssen. Das verursachte einen Schneeballeffekt, weil niemand mehr seine Aufgaben gut machen wollte, da sie wussten, dass ihre Arbeit verworfen werden würde. Wer auf fehlende Informationen hinwies, wurde zum Erschaffer des Problems. Diese Unzufriedenheit führte zu Aufschiebungen und mehr Café-Besuchen, denn wer kann schon zufrieden arbeiten, wenn er weiß, dass seine Arbeit zu nichts nutze ist?

Dieser Umstand, zusätzlich zu dem Fakt, dass ich neu war und noch nicht meinen Uni-Abschluss in der Tasche hatte, warf mich um. Ich verließ meinen Arbeitsplatz und heulte verzweifelt auf der Toilette versteckt, damit niemand mich sah. Wie konnten sie eine gute Arbeit auf diesem Niveau erwarten, ohne mir die nötigen Informationen zu geben? Wie kann es sein, dass sie aus dem Nichts sagen, ich solle sofort anfangen und bleiben bis die Firma zu macht? Was ist mit meinem Privatleben und anderen Verpflichtungen? Und schlimmer noch, selbst wenn ich mir ohne ausreichend Informationen die Mühe machen würde - die Chance, dass alles falsch sein würde war groß und ich würde alles nochmal machen müssen. Für einige Zeit musste ich an diesem Projekt arbeiten, aber wie durch ein Wunder wurde ich irgendwann davon abgezogen. 

Abgesehen von diesem Mal, gab es viele weitere. Die Mehrzahl verursacht durch schlechte Kommunikation, schlecht geschriebene E-Mails, fehlende wichtige Informationen. Viele Personen erhielten E-Mails, die sie nicht benötigten. Dadurch verbrachten wir viel Zeit damit, lange E-Mails zu lesen, die nicht immer relevant waren. Relevante Informationen waren verstreut und hätten einfach in einem Kick-Off-Meeting kommuniziert werden können, womit man sichergestellt hätte , dass jeder Bescheid weiß. Das schnelle Lesen von E-Mails war das nächste Problem. Der Posteingang wurde überflutet, was uns viel Zeit kostete. Dadurch wurden auch relevante Informationen einfach überlesen. Und warum hat sich das so manifestiert? Weil die schlechte Kommunikation ganz oben anfing, weil die Unternehmenskultur so aussah und man kann das nicht von unten nach oben ändern. 

Da es keine klar definierten Unternehmensziele gab, fühlten sich alle verloren. Aus dem Nichts änderte sich alles. Morgens wollte sie das eine, am Nachmittag wollten sie das Gegenteil und viel Arbeit war verloren, es herrschte ein unmotiviertes Arbeitsklima und viele zitterten vor neuen E-Mails, die etwas verlangten, das eindeutig schlecht geplant, kalkuliert oder kommuniziert war. 

Seither weiß ich die Macht guter Kommunikation noch mehr zu schätzen. Ich, die Literaturwissenschaft studierte und viel mit Texten hantierte, die studierte wie man das “lyrische-ich” interpretierte, was der Autor sagen wollte, den tieferen Sinn jedes Satzes oder Wortes hinterfragte, hatte extreme Probleme eine irgendwie formulierte E-Mail zu akzeptieren. Nicht wegen der Orthographie oder Grammatik (ich bin selbst nicht perfekt und mache Fehler, schließlich habe ich mich darauf nicht spezialisiert), sondern wegen des inhaltlichen Sinns, wegen fehlender wichtiger Informationen, wegen fehlender Logik, fehlender Textstruktur aus Anfang, Mittelteil und Abschluss einer Nachricht, was weiteren  E-Mail-Verkehr nach sich zog und Zeit verloren ging, um die Nachricht zu verstehen. 

Ein Jahr nach meinem Einsatz als Lehrerin bei dieser Firma änderte ich das Fachgebiet und arbeitete in der Produktentwicklung. Auch hier war gute Kommunikation das A und O. Ich war verantwortlich dafür, wie die Produkte auf dem Markt beworben wurden. Dann wurde ich befördert und war Produktmanager, ich begleitete ein Millionen-Projekt für eine Institution. Zu dieser Zeit waren wenige Projektmanager verfügbar und ich musste das Projekt am Anfang fast alleine stemmen, bis sie jemanden einstellten. Ich musste ein Produktkonzept entwickeln, das den Kunden vorgestellt werden sollte. Anstatt mich auf die technischen Details zu konzentrieren habe ich alles wichtige priorisiert, die Konkurrenz und den Kunden studiert, um ihm etwas hilfreiches vorstellen zu können. Mit einem Designer habe ich eine schöne Präsentation erstellt, sehr visuell, mit einer Storytelling-Technik für Firmenpräsentationen, die ich in einem Kurs an der SOAP gelernt hatte. 

Wir haben es präsentiert, der Kunde liebte es, wir haben das Projekt für R$4 Millionen verkauft. Die Entwicklung wurde gestartet, aber die genutzte Methodik war komplex und es kostete viel Planungszeit, ohne dass ein Anfangsziel mit dem Kunden vereinbart wurde. Obwohl Kommunikation mit dem Kunden bestand, änderte eine wichtige Person, die gerade aus dem Urlaub zurück kam, das ganze Projekt. Wochen an Entwicklungsarbeit waren verloren. Was war passiert? Kommunikationsprobleme und eine große Lektion: Kenne immer die wichtigen Entscheidungsträger. Denn selbst wenn man dir sagt, dass du freie Hand hast, wenn die Person, die du vertreten sollst, dir nicht genau erklären kann, was gemacht werden soll, kannst du davon ausgehen, dass alles überarbeitet werden muss. Was geschah danach? Es hatte Einfluss auf die Deadline, klar. Ressourcen wurden gestrichen, das Team war unter Stress, die Kosten stiegen, etc. 

Es mag übertrieben klingen, ist es aber nicht. Ich habe es selbst erlebt. Schlechte Kommunikation kann Ihr Geschäft ruinieren. Man muss mehr Zeit darauf verwenden, eine Nachricht rüber zu bringen, sie zu schreiben. Nehmen Sie sich Zeit, überlegen Sie, organisieren Sie die Informationen, was muss zuerst genannt werden, stellen Sie Ihre Idee vor, gehen Sie nicht davon aus, dass die andere Person gleich tickt oder weiß, was Sie wissen. Es scheint lächerlich, aber jemandem die richtigen und ausreichende Informationen zu geben, optimiert, vereinfacht, reduziert Nacharbeiten und erhöht die Qualität. 

Über die Autorin

Flavia Gamonar ist Top Voice bei LinkedIn, Referentin, Dozentin, hat einen Doktor in Medien und Technologie, ist Mitgründerin von “O Que Move o Marketing“ (OQMOM) und Co-Autorin des Buches Disruptalks. Dieser Text wurde ursprünglich auf LinkedIn veröffentlicht. 

Wir freuen uns über Kommentare! Wenn du auch einen Text schreiben und veröffentlichen möchtest, schreibe uns einfach eine E-Mail an: gastbeitrag@alugha.com.

Danke für deine Zeit!

Wilgen und das alugha Team!

#alugha

#doitmultilingual

#FlaviaGamonar